Cómo organizar un club gastronómico

Ya sea que nuestro interés sea cocinar, el vino, la barbacoa, repostería o sólo comer y beber, seguro que hay con quien compartirlo.

Lo primero es decidir qué objetivo va a tener el club ¿Sólo degustación, sólo vino, turismo gastronómico o se va a cocinar? ¿Será cocina de fin de semana, cocina comunitaria, cocina para niños, cocina para estudiantes, repostería, cocina regional o cocina internacional? Después hay que decidir qué clase de miembros necesita. Si se trata de cocina para niños, pueden ser padres que quieran aprender a hacer platos nutritivos y divertidos para sus hijos, o padres e hijos cocinando juntos, o sólo niños. Si el tema es cocina internacional, convendrá buscar a extranjeros como miembros potenciales para darle más variedad, y extranjeros asentados (aquellos casados con residentes locales) para darle continuidad.

Después se trata de publicar adecuadamente la información sobre el club y sobre la primera reunión. Conviene escribir una carta de presentación que se puede enviar a las organizaciones adecuadas, colegios y universidades, consulados, centros de información de turismo, cámaras de comercio, el tablón de anuncios del centro cívico y cualquier lugar de la zona donde se  encuentren personas que pudieran estar interesadas en el club. Se les puede pedir que pasen la información sobre el club y sus reuniones a los miembros potenciales. También conviene llevar siempre información impresa, no hace falta que sea un folleto a todo color, que se pueda pasar en cuanto se conozca a alguien que pudiera estar interesado. También se pueden considerar las redes sociales, pero con reservas. Las redes sociales son un sitio magnífico para publicar información y buscar personas que pudieran estar interesadas si lo único que se desea es compartir recetas y fotos. En otros casos, puede ser mejor reservarlas para cuando el club ya tenga un cierto peso. Una convocatoria en las redes sociales puede tener una respuesta tan abrumadora que no haya forma de organizar la primera reunión del club en ciernes, y que se acabe antes de empezar.

La primera reunión debe celebrarse en un sitio neutro. Una reunión informal en una cafetería o un restaurante conseguirá que ningún miembro potencial se sienta inferior o superior a ningún otro. Se puede continuar con reuniones informales en cafeterías, restaurantes y parques. Más tarde, los miembros pueden turnarse para organizar reuniones en sus casas. Las reuniones no necesitan ser muy formales al principio. Se puede intercambiar información, compartir técnicas, trucos y también gustos y preocupaciones, porque muchos hemos cometido errores culinarios. Lo mejor es sentarse en un círculo mientras el grupo es lo suficientemente pequeño para hacerlo. Otras ideas son intercambiar comentarios sobre libros de cocina, una comida en la que cada miembro lleva un plato, o visitas a productores locales. Hay muchas cosas para hacer.

No se debe excluir el organizar actividades sociales que incluyan a los hijos y parejas de los miembros. No sólo es una forma de que participen y apoyen los intereses de los miembros, también puede ser una oportunidad de que participen en eventos interesantes que no encontrarían de otra forma. Hay cosas que antes se hacían en muchas organizaciones y que se han dejado de hacer a causa de la crisis. El calendario social moderno se ha reducido mucho y eso es triste, pero es fácil de remediar. Se puede organizar un picnic o una barbacoa en verano, o una cena de navidad, o celebrar los cumpleaños de todos los miembros en el mismo día.

Llegará un momento en el que es club esté listo para tener actividades y charlas, informales, además de reuniones. Los miembros que tengan conocimientos o intereses especiales son el primer recurso y no sólo pueden dar charlas sobre los temas que dominan, pueden dirigir grupos informales para discutir esos temas de interés. Organizar degustaciones o viajes de turismo gastronómico son una actividades muy populares, pero también puede haber un grupo interesado en los quesos, tartas de cumpleaños, comida china, la cerveza, o comida para congelar.

Uno de los miembros puede hacerse cargo de las relaciones públicas y de establecer contacto con la comunidad más amplia. El club podría contribuir a la comunidad ayudando a promocionar los productos biológicos de la zona, conservar tradiciones artesanales o recogiendo comida para el banco de alimentos local o simplemente a través de donaciones, todo lo cual es muy encomiable, y si lo hace, hay que resaltarlo.

Un programa de introducción podría ayudar al club a crecer. Se trata de emparejar a los miembros que lo han sido por algún tiempo y conocen el funcionamiento con nuevos miembros para ayudarles a romper el hielo y a incorporarse más fácilmente. A medida que el club se hace más grande y más establecido, un comité podría crear un paquete de bienvenida y un manual para los nuevos miembros que incluya información básica sobre el club e información de interés general. Puede incluir información sobre etiqueta, escuelas de cocina, tiendas, restaurantes,  empresas de catering, direcciones y números de teléfono importantes.

Se puede empezar un boletín informativo para los miembros del club. Puede ser muy simple al principio, y no necesita ser un boletín impreso, un boletín electrónico puede ser más que suficiente y es una opción barata. Una web es también una forma magnífica de comunicar información sobre el club y sus actividades. Las redes sociales son un buen apoyo, pero cuando un club crece necesita algo más que una página gratuita. Cuando el club crezca, quizás haga falta también un directorio que liste los miembros y datos de contacto.

Las cuotas de los miembros y la publicidad ayudarán a cubrir los costes del boletín, la revista y la web  del club. También se pueden encontrar empresas locales dispuestas a convertirse en patrocinadores del club y ayudar con los gastos. Cualquier café, restaurante, tienda gourmet o fabricante de vajillas podría convertirse en patrocinador. Basta con que los miembros del club frecuenten a los patrocinadores para mostrar su agradecimiento por su participación.

Un club se financia principalmente con las cuotas de sus miembros. Así pues, establecer una estructura de cuotas para los miembros y si existen diferentes niveles de participación es una de las primeras cosas a hacer en cuanto se ha establecido que existe interés por el club. El de tesorero es uno de los primeros cargos oficiales que harán falta nombrar. Al principio, seguro que uno de los miembros puede hacer las funciones.

Después del tesorero, si el club sigue creciendo, en algún momento, el club necesitará organizarse mejor y nombrar a los miembros de la junta. Se puede empezar con solo un Presidente y un Vicepresidente que asuma las funciones de Secretario y Tesorero; para añadir después otros nuevos miembros a la junta, según sea necesario. Una de las primeras obligaciones de la junta es elaborar los estatutos del club; algunas normas básicas que regularán el club y sus actividades, incluyendo los puestos que integran la junta, como proponer candidatos, normas de votación, frecuencia y contenido de las reuniones generales, requisitos que deben cumplir los miembros y demás. También deberá decidir si hay un límite al tiempo que pueden servir los miembros en la junta y cuánto es ese tiempo.

Aunque organizar un club parezca una tarea irrealizable, no lo es si se va paso a paso y contando con la ayuda de los miembros, que son los más interesados en que el club funcione.

Nosotros podemos ayudar a encontrar alojamiento web y construir la web del club, diseñar el boletín informativo, escoger plataformas para la gestión de miembros, y a crear contenido para la web o boletín informativo. También podemos incluir información sobre el club en nuestra web para ayudar a que lo conozcan un mayor número de posibles miembros.